Regulamin usługi RCOP

§ 1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z usługi RCOP — Regionalne Centrum Ogłoszeń Pozarządowych („Usługa"), na którą składają się: aplikacja mobilna RCOP.ngo, panel administracyjny panel.rcop.ngo oraz strona rcop.ngo.
Operatorem Usługi jest Federacja Organizacji Pozarządowych Podregionu Siedleckiego (FOPPS) z siedzibą w Siedlcach, ul. bpa Świrskiego 19 lok. 4, 08-110 Siedlce, KRS 0001034031, NIP 8212684384, REGON 525209989, e-mail: info@rcop.ngo („Operator").
Usługa jest świadczona nieodpłatnie w ramach działalności statutowej Operatora na rzecz sektora pozarządowego.
Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2. Definicje

Użytkownik — osoba fizyczna, która założyła konto w Usłudze, działająca w imieniu jednej lub więcej Organizacji albo we własnym imieniu jako Kandydat na wolontariusza.
Organizacja — organizacja pozarządowa (stowarzyszenie, fundacja, koło gospodyń wiejskich, ochotnicza straż pożarna, klub sportowy i in.) lub grupa nieformalna, do której należy Użytkownik.
Rola w Organizacji — zakres uprawnień Użytkownika w danej Organizacji: zarząd (funkcja w organie zarządzającym, wpisana w rejestrze publicznym lub zweryfikowana przez Operatora), koordynator (wyznaczony przez zarząd do prowadzenia naborów i podpisywania ogłoszeń nazwą Organizacji), członek oraz wolontariusz. Użytkownik może należeć do wielu Organizacji i mieć w każdej inną Rolę.
Zaproszenie — kod wystawiony przez zarząd, koordynatora albo — dla roli w zarządzie — każdego członka Organizacji, umożliwiający dołączenie do niej z określoną z góry Rolą (i funkcją w zarządzie, jeśli dotyczy). Rola inna niż zarząd jest przyznawana od razu; przyznanie funkcji w zarządzie z Zaproszenia podlega weryfikacji opisanej w § 3a ust. 3.
Komunikat — informacja (ogłoszenie, nabór, termin, konsultacje, rekrutacja, wydarzenie, ostrzeżenie) dystrybuowana przez Usługę jako powiadomienie PUSH i wpis w aplikacji.
Nadawca instytucjonalny — instytucja publiczna lub partner, który na podstawie odrębnego porozumienia z Operatorem przygotowuje Komunikaty oznaczone „na zlecenie: [nazwa]".
Konto — zbiór danych i uprawnień Użytkownika w Usłudze; logowanie do Konta jest zabezpieczone w systemie Firebase Authentication hasłem albo przez konto Google lub Facebook Użytkownika (logowanie przez Google lub Facebook), a w panelu — opcjonalnie drugim składnikiem (kod TOTP).
Kandydat na wolontariusza — Użytkownik, który ukończył 16 lat i założył Konto bez powiązania z Organizacją, aby zgłaszać się do naborów wolontariuszy.
Zgłoszenie — ogłoszenie dodane przez Użytkownika w aplikacji w dziale „Mam” (oferuję) lub „Potrzebuję” (szukam), w tym nabór wolontariuszy, publikowane po moderacji.
Aplikacja — zgłoszenie się Użytkownika do naboru wolontariuszy opublikowanego jako Zgłoszenie.
Komunikat organizacji — informacja wysłana przez zarząd lub koordynatora zweryfikowanej Organizacji do jej członków (§ 4c), oznaczona „Od: [nazwa Organizacji]".
Zaproszenie imienne — Zaproszenie wysłane e-mailem z poczty RCOP do konkretnej osoby z listy zaimportowanej przez Organizację (§ 4d).

§ 3. Warunki korzystania

Z Usługi mogą korzystać osoby, które ukończyły 16 lat. Konto reprezentujące Organizację może założyć wyłącznie osoba pełnoletnia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Do korzystania z aplikacji mobilnej wymagane jest urządzenie z systemem Android 8.0 lub nowszym (w przyszłości iOS), dostęp do Internetu oraz — dla powiadomień PUSH — usługi Google Play. Panel wymaga aktualnej przeglądarki internetowej.
Założenie Konta następuje przez: (a) zgłoszenie w Kolejce dostępu i jego akceptację przez Operatora albo (b) samodzielną rejestrację Kandydata na wolontariusza w aplikacji — z podaniem roku urodzenia i potwierdzeniem adresu e-mail. Kod Zaproszenia nie zakłada Konta — wymaga zalogowania na istniejące Konto i pozwala dołączyć nim do Organizacji z Rolą określoną w Zaproszeniu. Operator weryfikuje Organizację w publicznych rejestrach (KRS, REGON, KRKGW) lub na podstawie zaświadczenia. Konto można założyć i logować się do niego adresem e-mail i hasłem albo przez konto Google („Kontynuuj z Google”) lub Facebook („Kontynuuj z Facebookiem”). W tym drugim przypadku Operator otrzymuje od Google imię, nazwisko i adres e-mail potwierdzony przez Google, a od Facebooka — imię, nazwisko i adres e-mail, którego Facebook nie potwierdza (Operator potwierdza go własnym linkiem; Konto Facebook bez adresu e-mail nie pozwala na logowanie); przy pierwszym logowaniu Użytkownik uzupełnia pozostałe dane (w tym rok urodzenia w przypadku Kandydata na wolontariusza) i akceptuje Regulamin. Konto z hasłem można połączyć z kontem Google lub Facebook o tym samym adresie e-mail po podaniu hasła. W panelu logowanie przez Google lub Facebook jest dostępne wyłącznie dla Kont, które mają już uprawnienia do panelu.
Użytkownik zobowiązuje się podać prawdziwe dane oraz aktualizować je w razie zmiany (Profil → Edytuj profil).
Konto może należeć do wielu Organizacji; w każdej Użytkownik ma odrębną rolę. Użytkownik wybiera, w imieniu której Organizacji działa.
Użytkownik odpowiada za zachowanie hasła w tajemnicy. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie powiadomić Operatora i zmienić hasło (Zaloguj → Zapomniałeś hasła?). Użytkownik logujący się przez Google lub Facebook odpowiada za zabezpieczenie swojego konta Google lub Facebook; korzystanie z tych kont podlega warunkom odpowiednio Google i Meta Platforms Ireland Ltd.

§ 3a. Organizacje i członkostwa

Usługa w części organizacyjnej jest przeznaczona dla organizacji pozarządowych i grup nieformalnych działających w celach niezarobkowych. Podmioty gospodarcze (spółki, jednoosobowa działalność gospodarcza i inne podmioty prowadzące działalność zarobkową) nie mogą zakładać profilu Organizacji.
Dodanie Organizacji następuje przez podanie jej numeru z rejestru publicznego (KRS, REGON, numer w Krajowym Rejestrze Kół Gospodyń Wiejskich — „KRKGW”) albo, dla grup nieformalnych, przez wskazanie, że numeru nie ma. Operator pobiera i uzupełnia dane Organizacji z tych rejestrów oraz z białej listy podatników VAT; zakres i cel tego przetwarzania opisuje Polityka prywatności.
Osoba dodająca Organizację lub dołączająca do niej z funkcją w zarządzie zobowiązuje się podać prawdziwą funkcję. Jeżeli funkcja zgadza się z rejestrem albo Organizacja nie ma rejestru, jest przyznawana od razu i podlega sprawdzeniu przez Operatora, który może ją potwierdzić lub cofnąć. Jeżeli funkcji nie da się dopasować do rejestru, Użytkownik dołącza jako członek, a o przyznaniu funkcji decyduje Operator.
Dołączenie do Organizacji następuje przez prośbę zaakceptowaną przez jej zarząd albo przez wpisanie kodu Zaproszenia. Zarząd Organizacji akceptuje prośby o dołączenie, może nadać Użytkownikowi rolę koordynatora oraz usunąć Użytkownika z Organizacji. Koordynator zarządza naborami Organizacji i podpisuje ogłoszenia jej nazwą.
Użytkownik może w każdej chwili opuścić Organizację (Profil → Moje organizacje).
Operator może zawiesić Organizację (w szczególności w razie wątpliwości co do jej wiarygodności lub naruszenia Regulaminu) oraz cofnąć nieprawidłowo przyznaną funkcję w zarządzie. Zawieszenie Organizacji nie usuwa kont jej Użytkowników.

§ 4. Zakres Usługi

Usługa umożliwia: przeglądanie Komunikatów w feedzie aplikacji, otrzymywanie powiadomień PUSH i e-mail według wybranych preferencji, potwierdzanie odczytu Komunikatów pilnych, zarządzanie danymi Organizacji i zgodami.
Komunikaty są adresowane według obszaru działania (województwo, powiat, gmina — kody TERYT), typu i obszarów zainteresowań Organizacji, do których należy Użytkownik; bez takiej Organizacji, albo gdy nie wybrano typu lub zainteresowań — według własnego obszaru Użytkownika.
Komunikaty o priorytecie Pilne (ostrzeżenia kryzysowe, sytuacje zagrażające bezpieczeństwu) są dostarczane natychmiast, niezależnie od ustawionych preferencji kategorii, o ile Użytkownik nie cofnął zgody na powiadomienia PUSH.
Operator dokłada starań, aby Komunikaty były rzetelne i aktualne, jednak Komunikaty przygotowane przez Nadawców instytucjonalnych stanowią informację tych podmiotów, które odpowiadają za ich treść merytoryczną.
Operator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby Komunikatów (roczna pula PUSH) w celu ochrony Użytkowników przed nadmiarem powiadomień.
Usługa pokazuje także nabory i konkursy dla organizacji pozarządowych z zewnętrznych źródeł, w szczególności z serwisu Radar Dotacji (dotacje.io), z oznaczeniem źródła i linkiem do karty naboru w tym serwisie. Informacje o naborach mają charakter pomocniczy — wiążące są zawsze ogłoszenie i dokumenty instytucji ogłaszającej nabór. Użytkownik może obserwować nabory (przypomnienia o terminach) i oceniać je w trybie kart; oceny zarządu i koordynatorów Organizacji budują wspólny profil naborów tej Organizacji, który zarząd i koordynatorzy mogą edytować.
Kalendarz Usługi pokazuje dni tematyczne oraz — zarządowi i koordynatorom Organizacji — terminy formalne (m.in. ZUS, podatki, sprawozdania) dobrane na podstawie profilu formalnego Organizacji wypełnianego przez jej zarząd; członkowie zarządu otrzymują przypomnienia PUSH przed terminem. Terminy mają charakter pomocniczy i informacyjny: nie stanowią porady prawnej ani podatkowej, a za dotrzymanie terminów wynikających z przepisów i statutu odpowiada Organizacja.
Za wybrane działania w Usłudze (m.in. uzupełnienie profilu, skuteczne zaproszenie, zatwierdzone ogłoszenia i Zgłoszenia) Użytkownik otrzymuje monety RCOP — wirtualne punkty przypisane do Konta Użytkownika (nie Organizacji). Monety nie mają wartości pieniężnej, nie podlegają wymianie na pieniądze ani przeniesieniu na inne Konto i wygasają z usunięciem Konta. Zasady i liczbę przyznawanych monet Operator publikuje w aplikacji; Operator może odebrać monety przyznane w wyniku nadużycia (np. fikcyjnych kont lub zaproszeń).
Użytkownik może z aplikacji zgłosić błąd lub sugestię („Zgłoś błąd lub sugestię"). Zgłoszenie zawiera opis, opcjonalnie do 5 zrzutów ekranu oraz — dołączane automatycznie — wersję aplikacji, platformę i ekran, z którego je wysłano. Zgłoszenie widzą jego autor oraz superadministratorzy Operatora; odpowiedzi Operatora trafiają do powiadomień w aplikacji (także jako PUSH, jeśli Użytkownik wyraził na nie zgodę). Operator nie gwarantuje odpowiedzi ani wprowadzenia zgłoszonej zmiany. Na zrzutach ekranu nie należy umieszczać danych osobowych innych osób.

§ 4a. Zgłoszenia i nabory wolontariuszy

Użytkownik może dodać Zgłoszenie. Zgłoszenie zawiera termin ważności (najdłużej 12 miesięcy) i telefon kontaktowy autora. Zgłoszenie jest publikowane po zatwierdzeniu przez Operatora, który może odmówić publikacji lub wycofać Zgłoszenie niezgodne z Regulaminem, prawem lub celem Usługi.
Opublikowane Zgłoszenie z danymi kontaktowymi autora widzą zalogowani Użytkownicy. Osoby niezalogowane widzą listę Zgłoszeń bez danych kontaktowych, a autora — jako imię i pierwszą literę nazwiska. Dodając Zgłoszenie, Użytkownik przyjmuje to do wiadomości.
Użytkownik pełniący w Organizacji funkcję uprawniającą do jej reprezentowania może podpisać Zgłoszenie nazwą Organizacji.
Nabór wolontariuszy może mieć określoną liczbę miejsc. Nabór zamyka się po zapełnieniu miejsc, upływie terminu ważności lub decyzji autora.
Użytkownik, który ukończył 16 lat, może wysłać jedną Aplikację na dany nabór. Kandydat na wolontariusza wysyła Aplikację po potwierdzeniu adresu e-mail. Dane z Aplikacji otrzymuje autor Zgłoszenia.
Dane kandydata z Aplikacji widzi autor Zgłoszenia, a jeśli nabór jest podpisany nazwą Organizacji — także zarząd i koordynatorzy tej Organizacji oraz Operator w ramach moderacji. Autor Zgłoszenia odpowiada za jego treść i zgodność z prawem. Dane kandydatów wykorzystuje wyłącznie w celu przeprowadzenia naboru i organizacji wolontariatu, nie udostępnia ich osobom trzecim i usuwa je, gdy przestaną być potrzebne.
Operator nie jest stroną porozumień zawieranych między autorem Zgłoszenia a kandydatem, nie weryfikuje kandydatów i nie odpowiada za przebieg wolontariatu ani wykonanie oferty. Porozumienie z wolontariuszem, który nie ukończył 18 lat, organizator zawiera zgodnie z przepisami prawa, w tym za zgodą jego przedstawiciela ustawowego.
Do Zgłoszenia można dodać do 5 zdjęć (jedno główne). Zdjęcia podlegają zasadom z § 4b ust. 3 i są publikowane razem ze Zgłoszeniem po zatwierdzeniu; Operator może usunąć pojedyncze zdjęcie niezgodne z Regulaminem.
Operator, odrzucając Zgłoszenie, podaje uzasadnienie; autor otrzymuje powiadomienie i może poprawić Zgłoszenie i wysłać je ponownie do moderacji albo je usunąć (Zgłoszenia z Aplikacjami kandydatów zamyka się zamiast usuwać).

§ 4b. Zdjęcie profilowe, logo Organizacji i zdjęcia w Zgłoszeniach

Użytkownik może dobrowolnie dodać zdjęcie profilowe z aparatu lub galerii urządzenia. Zdjęcie profilowe widzi tylko Użytkownik.
Logo Organizacji może dodać, zmienić lub usunąć zarząd albo koordynator zweryfikowanej Organizacji. Logo jest widoczne publicznie przy Zgłoszeniach podpisanych nazwą tej Organizacji.
Dodać można wyłącznie obraz, do którego Użytkownik lub Organizacja mają prawa. Zdjęcie profilowe powinno przedstawiać Użytkownika albo neutralną grafikę; żaden obraz (także zdjęcie w Zgłoszeniu) nie może przedstawiać wizerunku innych osób bez ich zgody. Obraz nie może zawierać treści bezprawnych, obraźliwych, reklamowych ani cudzych znaków towarowych bez uprawnienia.
Serwer Operatora przekształca przesłany obraz (zmniejsza go i usuwa metadane, w tym lokalizację).
Operator może usunąć logo Organizacji niezgodne z Regulaminem. Po takim usunięciu ponowne dodanie logo jest możliwe po 30 dniach.

§ 4c. Komunikaty Organizacji do członków

Zarząd i koordynator zweryfikowanej Organizacji mogą wysyłać Komunikaty organizacji do aktywnych członków tej Organizacji, którzy mają Konto w Usłudze (wybierając, do jakich Ról w Organizacji komunikat trafia). Komunikat organizacji może mieć priorytet Informacja lub Ważne; priorytet Pilne jest zarezerwowany dla Komunikatów Operatora i Nadawców instytucjonalnych.
Komunikat organizacji nie podlega moderacji Operatora przed wysyłką. Autor, a w jego imieniu Organizacja, odpowiada za treść Komunikatu organizacji i jego zgodność z prawem oraz z Regulaminem (§ 5). Operator nie jest autorem takiego Komunikatu ani nie ponosi odpowiedzialności za jego treść.
Komunikat organizacji widzą wyłącznie jego odbiorcy — nie jest publikowany na liście publicznej ani w statystykach Operatora. Jest dostępny w aplikacji do końca okresu emisji (co do zasady 30 dni od wysłania) i opatrzony oznaczeniem „Od: [nazwa Organizacji]".
Organizacja może wysłać nie więcej niż 5 Komunikatów organizacji w ciągu kolejnych 7 dni. Komunikat nie może służyć do celów reklamowych ani niezwiązanych z działalnością Organizacji i jej członków.
Odbiorca, który uważa Komunikat organizacji za nadużycie (spam, treść bezprawna, obraźliwa lub wprowadzająca w błąd), może go zgłosić w aplikacji („Zgłoś nadużycie"). Zgłoszenia rozpatruje moderacja Operatora. Organizacja widzi wyłącznie liczbę zgłoszeń swojego Komunikatu, nie widzi natomiast, kto je złożył.
Organizacja widzi zbiorcze statystyki wysłanego Komunikatu organizacji (liczba odbiorców, dostarczeń, odczytów i potwierdzeń); nie widzi wskazania, które konkretnie osoby go przeczytały.
Operator może wycofać Komunikat organizacji naruszający Regulamin lub prawo oraz zawiesić Organizację (§ 3a ust. 6), co wyłącza możliwość wysyłania przez nią Komunikatów organizacji.

§ 4d. Import listy osób i Zaproszenia imienne

Zarząd zweryfikowanej Organizacji wpisanej do rejestru publicznego (nie dotyczy grup nieformalnych) może w panelu zaimportować z pliku CSV listę osób (imię, nazwisko, adres e-mail i Rola: członek, wolontariusz albo koordynator) i wysłać im Zaproszenia imienne. Przez import nie można nadać funkcji w zarządzie (§ 3a ust. 3).
Zaproszenie imienne jest wysyłane e-mailem z poczty RCOP, zawiera link i kod Zaproszenia, jest jednorazowe i ważne 30 dni. Nie zakłada Konta — osoba zaproszona może je założyć lub zalogować się na istniejące Konto i dołączyć do Organizacji zgodnie z § 3 ust. 3, a może też zignorować wiadomość. Operator nie śledzi otwierania wiadomości. Organizacja widzi status każdego Zaproszenia imiennego (w kolejce, wysłane, przyjęte, wygasłe) i może jednorazowo ponowić wysyłkę.
Przed wysłaniem Zaproszeń imiennych członek zarządu Organizacji, który importuje listę, składa w panelu oświadczenie — w imieniu Organizacji i jako osoba do tego umocowana — że: (a) Organizacja ma podstawę prawną do przetwarzania danych osób z listy i do skontaktowania się z nimi w celu zaproszenia do Organizacji w Usłudze (np. członkostwo lub wcześniejszy kontakt — prawnie uzasadniony interes Organizacji — albo zgoda tych osób); (b) osoby z listy zostały lub zostaną poinformowane o przetwarzaniu ich danych zgodnie z RODO, a podstawowa informacja zostanie dołączona do Zaproszenia; (c) dane na liście są prawdziwe, dotyczą osób związanych z Organizacją i nie obejmują danych szczególnych kategorii; (d) zaproszenia nie mają charakteru reklamowego ani masowej niezamówionej korespondencji. W oświadczeniu członek zarządu Organizacji, w imieniu Organizacji jako administratora danych, powierza Operatorowi przetwarzanie tych danych i zawiera umowę powierzenia na warunkach ust. 4. Treść oświadczenia i niniejszy Regulamin są udostępnione w panelu w sposób umożliwiający ich zapisanie. Operator zapisuje oświadczenie (kto — imię, nazwisko i Rola w Organizacji, kiedy, w jakiej wersji treści i Regulaminu) w celu rozliczalności.
W zakresie danych osób z zaimportowanej listy administratorem danych jest Organizacja, a Operator — podmiotem przetwarzającym w jej imieniu (art. 28 RODO). Członek zarządu Organizacji, składając oświadczenie z ust. 3 w imieniu Organizacji, zawiera z Operatorem umowę powierzenia przetwarzania danych na warunkach niniejszego ustępu, w wersji Regulaminu obowiązującej w chwili złożenia oświadczenia (wersja jest zapisywana przy oświadczeniu), i oświadcza, że jest do tego umocowana. Warunki powierzenia: (a) przedmiot i charakter — zapisanie danych w systemie RCOP, wysłanie Zaproszeń imiennych e-mailem, ich jednorazowe ponowienie, pokazywanie Organizacji statusu Zaproszeń oraz usunięcie danych; kategorie osób — osoby wskazane przez Organizację na liście; zakres danych — imię, nazwisko, adres e-mail i Rola (numer telefonu, jeśli jest w pliku, jest odczytywany tylko przy sprawdzaniu pliku i nie jest zapisywany). Organizacja nie importuje danych szczególnych kategorii ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 9 i 10 RODO); (b) cel — wysłanie Zaproszenia imiennego, jego ponowienie i pokazywanie Organizacji statusu Zaproszenia; (c) czas — do przyjęcia Zaproszenia (po przyjęciu dane osoby przechowywane w Zaproszeniu są usuwane, a pozostaje wyłącznie powiązanie Zaproszenia z Kontem), a jeśli Zaproszenie nie zostanie przyjęte — do 30 dni po jego wygaśnięciu; cofnięcie Zaproszenia przez Organizację w panelu kończy wysyłkę i skraca przetwarzanie zgodnie z Polityką prywatności; (d) polecenia — Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Organizacji, którym są niniejsze warunki oraz import, wysyłka, ponowienie i cofnięcie Zaproszeń w panelu, w tym w zakresie przekazania danych do państwa trzeciego opisanego w lit. (g). Jeżeli przepis prawa Unii lub prawa polskiego zobowiąże Operatora do innego przetwarzania, Operator poinformuje o tym Organizację przed jego rozpoczęciem, chyba że prawo tego zabrania. Operator niezwłocznie informuje Organizację, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych. Operator nie wykorzystuje danych do własnych celów; (e) poufność — dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Operatora w zakresie niezbędnym do działania Usługi, zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy, także po ustaniu współpracy z Operatorem; (f) bezpieczeństwo — Operator stosuje środki, o których mowa w art. 32 RODO, opisane w pkt 8 Polityki prywatności (w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu opartą na rolach, dziennik działań administracyjnych i szyfrowane kopie zapasowe); (g) dalsze podmioty przetwarzające — Organizacja udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Operatora z: cyber_Folks S.A. (hosting serwera, Polska) oraz Google Ireland Ltd. — Google Workspace (wysyłka e-mail) i Google Cloud Storage (zaszyfrowane kopie zapasowe), co może obejmować przekazanie danych do Google LLC w USA na podstawie decyzji Komisji (UE) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych. Operator korzysta z tych podmiotów na podstawie umów nakładających na nie obowiązki ochrony danych odpowiadające niniejszym warunkom i odpowiada wobec Organizacji za ich wykonanie. O zamiarze dodania lub zastąpienia takiego podmiotu Operator informuje zarząd Organizacji e-mailem lub w panelu co najmniej 14 dni wcześniej; Organizacja może w tym terminie wnieść sprzeciw na info@rcop.ngo — wówczas może cofnąć Zaproszenia, a Operator usunie dane z jej importu; (h) prawa osób — Operator, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Organizacji odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą (rozdział III RODO): żądanie skierowane do Operatora przekazuje Organizacji niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni, a dane poprawia lub usuwa na polecenie Organizacji; (i) pomoc w obowiązkach z art. 32–36 RODO — Operator pomaga Organizacji w zapewnieniu bezpieczeństwa danych, zawiadamia ją o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując posiadane informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, oraz udziela informacji potrzebnych do oceny skutków dla ochrony danych lub konsultacji z organem nadzorczym; (j) usunięcie danych — po zakończeniu przetwarzania (lit. (c)) Operator usuwa dane, także z rejestru wysyłek e-mail; kopie w zaszyfrowanych kopiach zapasowych są nadpisywane w cyklu 30 dni. Jeżeli Organizacja przed upływem tego terminu zażąda zwrotu danych (na info@rcop.ngo), Operator przekazuje zarządowi Organizacji e-mailem listę osób z importu wraz ze statusami Zaproszeń, a następnie usuwa dane — wybór między zwrotem a usunięciem należy do Organizacji (art. 28 ust. 3 lit. g RODO); (k) audyt — Operator udostępnia Organizacji, na jej wniosek przesłany na info@rcop.ngo, informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO (w pierwszej kolejności dokumentację: wyciąg z rejestru czynności przetwarzania i opis zabezpieczeń) oraz umożliwia Organizacji lub upoważnionemu przez nią audytorowi przeprowadzenie audytu lub inspekcji — po uprzedzeniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w dni robocze i w sposób, który nie narusza bezpieczeństwa ani poufności danych innych Organizacji i Użytkowników; (l) zmiana warunków — zmiana niniejszego ustępu wiąże Organizację od chwili złożenia przez nią kolejnego oświadczenia z ust. 3; o zmianie dotyczącej Zaproszeń już wysłanych Operator informuje zarząd Organizacji komunikatem w Aplikacji lub e-mailem, a Organizacja, która jej nie akceptuje, może cofnąć te Zaproszenia (§ 11 ust. 1 nie ma zastosowania).
Organizacja zobowiązuje się nie importować danych osób, wobec których nie ma podstawy prawnej do ich przetwarzania w tym celu, wykonać wobec nich obowiązek informacyjny oraz nie wykorzystywać funkcji do wysyłania spamu. Organizacja odpowiada za legalność importowanych danych i za skutki ich nieprawidłowego użycia, a osoby zainteresowane mogą kierować żądania dotyczące swoich danych do Organizacji lub do Operatora (info@rcop.ngo), który przekaże je Organizacji.
Operator ogranicza liczbę wysyłanych Zaproszeń imiennych (obecnie nie więcej niż 200 na Organizację na dobę, a plik do importu może zawierać do 500 wierszy); wysyłka może się opóźnić ze względu na kolejkę wysyłek e-mail. Operator może wstrzymać wysyłkę lub zawiesić Organizacji możliwość importu i wysyłania Zaproszeń imiennych w razie podejrzenia naruszenia ust. 5 lub skargi osoby zaproszonej.

§ 5. Obowiązki i zakazy

Użytkownikowi zabrania się:

podawania nieprawdziwych danych, podszywania się pod inną osobę lub Organizację;
udostępniania Konta osobom trzecim;
podejmowania działań mogących zakłócić działanie Usługi, w tym automatycznego pobierania danych, prób obejścia zabezpieczeń lub limitów;
wykorzystywania Usługi do rozsyłania treści bezprawnych, obraźliwych, reklamowych lub niezwiązanych z działalnością pożytku publicznego (dotyczy Użytkowników z uprawnieniami nadawcy);
naruszania praw osób trzecich, w tym praw autorskich;
dodawania Zgłoszeń fikcyjnych, handlowych lub dotyczących rzeczy i usług zakazanych, a także wykorzystywania Zgłoszeń i Aplikacji do zbierania danych osobowych w innym celu niż nabór;
dodawania zdjęć lub logo naruszających § 4b ust. 3, w szczególności prawa osób trzecich do wizerunku lub znaków towarowych;
wykorzystywania Komunikatów organizacji lub Zaproszeń imiennych do rozsyłania treści reklamowych, bezprawnych lub niezwiązanych z działalnością Organizacji, a także importowania danych osób bez podstawy prawnej (§ 4c, § 4d).

§ 6. Uprawnienia Operatora

Operator może zawiesić lub usunąć Konto w przypadku naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, a w przypadkach rażących — natychmiast.
Operator może wprowadzać zmiany w Usłudze (nowe funkcje, zmiany interfejsu), o ile nie ograniczają one istotnie jej podstawowej funkcjonalności.
Operator może czasowo ograniczyć dostęp do Usługi w celu konserwacji, informując o tym z wyprzedzeniem, gdy jest to możliwe.

§ 7. Dane osobowe i zgody

Zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności dostępna pod adresem rcop.ngo/polityka-prywatnosci, stanowiąca integralną część Regulaminu.
Przy zakładaniu Konta Użytkownik akceptuje Regulamin, zapoznaje się z Polityką prywatności i wyraża zgodę na przetwarzanie danych w celu prowadzenia Konta. Zgoda na powiadomienia PUSH i udział w społeczności WhatsApp jest dobrowolna i może być w każdej chwili cofnięta w Profil → Zgody i prywatność. Powiadomienia e-mail (pilne Komunikaty, nabory, Zgłoszenia, sprawy Organizacji) są elementem Usługi — przy zakładaniu Konta są domyślnie włączone, a Użytkownik może je w każdej chwili wyłączyć całkowicie lub dla wybranych kategorii w Profil → Powiadomienia.
Usunięcie Konta jest możliwe w każdej chwili w aplikacji (Profil → Usuń konto) lub na stronie rcop.ngo/usun-konto. Skutki usunięcia opisuje Polityka prywatności.

§ 8. Odpowiedzialność

Usługa jest świadczona z należytą starannością, w stanie „takim, jaki jest". Operator nie gwarantuje nieprzerwanego dostępu ani dostarczenia każdego powiadomienia PUSH lub e-mail — doręczenie zależy od operatorów zewnętrznych (Google, Apple, Expo), a logowanie przez Google lub Facebook — od dostępności usług Google lub Meta, ustawień urządzenia i połączenia z Internetem.
Operator nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych przez Użytkownika na podstawie Komunikatów, w szczególności za terminy naborów i konkursów, które należy weryfikować u organizatora, ani za treść naborów pochodzących z zewnętrznych źródeł (§ 4 ust. 6), ani za pominięcie terminu formalnego — także gdy profil formalny Organizacji jest niepełny lub nieaktualny albo przypomnienie nie dotarło (§ 4 ust. 7).
Operator nie odpowiada za treść Komunikatów organizacji ani za legalność danych importowanych przez Organizację — odpowiada za nie Organizacja (§ 4c ust. 2, § 4d ust. 5).
Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie przepisów prawa.

§ 9. Własność intelektualna

Usługa, jej kod, układ graficzny i znaki (RCOP, FOPPS) są własnością Operatora lub są używane na podstawie licencji.
Treści Komunikatów mogą być udostępniane dalej przez Użytkowników w celach informacyjnych, z podaniem źródła.

§ 10. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usługi można składać na adres info@rcop.ngo lub pisemnie na adres siedziby Operatora.
Reklamacja powinna zawierać opis problemu i dane kontaktowe. Operator odpowiada w terminie 14 dni.

§ 11. Postanowienia końcowe

Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: (a) zmiana przepisów prawa albo orzeczenie lub decyzja organu, (b) wprowadzenie, zmiana lub wycofanie funkcji Usługi, (c) względy bezpieczeństwa lub przeciwdziałanie nadużyciom, (d) zmiana podmiotów, z których usług Operator korzysta przy świadczeniu Usługi, (e) usunięcie niejasności lub błędów redakcyjnych. 1a. O zmianie Operator informuje Użytkowników komunikatem w Aplikacji (centrum powiadomień) i w panelu, podając opis zmian i udostępniając nowy tekst Regulaminu na stronie rcop.ngo w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie. Operator może dodatkowo poinformować o zmianie e-mailem. 1b. Zmiany wchodzą w życie po upływie 14 dni od powiadomienia. Zmiany polegające wyłącznie na dodaniu nowych, dobrowolnych funkcji, które nie ograniczają praw Użytkowników, oraz zmiany wymagane przez prawo lub niezbędne ze względów bezpieczeństwa mogą wejść w życie z chwilą powiadomienia. Obowiązki związane z nową funkcją wiążą Użytkownika dopiero wtedy, gdy z niej skorzysta. 1c. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie — a przy zmianach wchodzących w życie z chwilą powiadomienia w ciągu 14 dni od powiadomienia — usunąć Konto, co jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy ze skutkiem natychmiastowym i bez kosztów. Korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. 1d. Zmiana warunków powierzenia przetwarzania danych (§ 4d ust. 4) wiąże Organizację na zasadach § 4d ust. 4 lit. (l).
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 5 września 2026 r. Zmiany w wersji 1.1 (zgłoszenia, nabory wolontariuszy, minimalny wiek 16 lat) obowiązują od 25 września 2026 r., zmiany w wersji 1.2 (organizacje, role, zaproszenia) — od 26 września 2026 r., a zmiany w wersjach 1.3 (nabory z zewnętrznych źródeł, zdjęcie profilowe i logo Organizacji) i 1.4 (zdjęcia w Zgłoszeniach, poprawianie Zgłoszeń po odrzuceniu) — od 27 września 2026 r., a zmiany w wersjach 1.5 (powiadomienia e-mail) i 1.6 (kalendarz terminów formalnych, dni tematyczne, monety RCOP) — od 28 września 2026 r., a zmiany w wersji 1.7 (komunikaty Organizacji do członków, import listy osób i Zaproszenia imienne wraz z powierzeniem przetwarzania danych, zgłaszanie błędów i sugestii) i 1.8 (logowanie przez konto Google lub Facebook, pełne warunki powierzenia przetwarzania danych w § 4d ust. 4 zgodne z art. 28 RODO, nowy tryb zmian Regulaminu w § 11) — od 1 października 2026 r.

Wersja dokumentu

Wersja: 1.8 (v1.8-2026-10-01) · Obowiązuje od: 1 października 2026 r. — dodano logowanie i zakładanie Konta przez Google i Facebook (§ 2 pkt 7, § 3 ust. 3 i 6, § 8 ust. 1), pełne warunki powierzenia przetwarzania danych z art. 28 RODO w § 4d ust. 4 (oświadczenie w imieniu Organizacji, dalsze podmioty, audyt, usunięcie danych) oraz nowy tryb zmian Regulaminu — powiadomienie w aplikacji i e-mailem (§ 11 ust. 1–1d) (wersja 1.7 z 1 października 2026 r. — dodano Komunikaty organizacji do członków (§ 4c), import listy osób i Zaproszenia imienne z powierzeniem przetwarzania danych (§ 4d), zgłaszanie błędów i sugestii (§ 4 ust. 9) oraz zakaz nadużyć tych funkcji (§ 5 pkt 8, § 8 ust. 3); wersja 1.6 z 28 września 2026 r. — dodano kalendarz terminów formalnych i dni tematycznych oraz monety RCOP (§ 4 ust. 7–8, § 8 ust. 2); wersja 1.5 z 28 września 2026 r. — dodano powiadomienia e-mail (§ 4 ust. 1, § 7 ust. 2, § 8 ust. 1); wersja 1.4 z 27 września 2026 r. — dodano zdjęcia w Zgłoszeniach oraz uzasadnienie odrzucenia i poprawianie Zgłoszeń (§ 4a ust. 8–9, § 4b); wersja 1.3 z 27 września 2026 r. — dodano nabory z zewnętrznych źródeł (Radar Dotacji), obserwowanie i ocenianie naborów oraz profil naborów Organizacji (§ 4 ust. 6), zasady dotyczące zdjęcia profilowego i logo Organizacji (§ 4b, § 5 pkt 7); wersja 1.2 z 26 września 2026 r. — dodano § 3a (Organizacje i członkostwa: role, zaproszenia, weryfikacja funkcji w zarządzie, wiele Organizacji na jedno Konto) oraz widoczność danych kandydatów dla zarządu i koordynatorów (§ 4a ust. 6); wersja 1.1 z 25 września 2026 r. — dodano zgłoszenia „Mam / Potrzebuję”, nabory wolontariuszy i konta kandydatów na wolontariuszy od 16 lat; wersja 1.0 z 5 września 2026 r.)